Cómo preparar un viaje de negocios con garantía de éxito

La evolución de la tecnología ha revolucionado la forma de hacer negocios. Herramientas como Zoom o Google Meet han facilitado la comunicación con equipos en el extranjero, socios internacionales y clientes potenciales. El impacto de las reuniones virtuales ha sido tal que Global Market Insights prevé que el sector experimente una tasa de crecimiento anual compuesto del 10% entre 2022 y 2032. Sin embargo, las reuniones presenciales, especialmente aquellas que incluyen viajes, aún son fundamentales para las empresas. Y es que los viajes de negocios siguen siendo una parte indispensable de la labor profesional de muchas personas. Tanto que Statista estima que el gasto global de las empresas en ellos crecerá un 31% entre 2023 y 2027, alcanzando los 1.782 millones de dólares (unos 1.640 millones de euros).

Salir de la rutina para enfrentarnos a una ciudad y un entorno laboral que no es el nuestro puede resultar desafiante. Para asegurarnos de que nuestro viaje de negocios sea un éxito, debemos seguir una serie de consejos que reduzcan el estrés del desplazamiento y lo conviertan en una experiencia productiva y satisfactoria a nivel profesional y personal.

Objetivos de un viaje de negocios

Un viaje de negocios es una herramienta para cumplir unos objetivos laborales establecidos con antelación. Estos pueden ir desde conocer otras oficinas de la compañía hasta internacionalizar las operaciones de la empresa. En función de los objetivos se pueden distinguir distintos tipos de viajes de negocios. Personio, una empresa de software integral de RRHH, los divide en cuatro categorías:

• Viajes comerciales. Dan a conocer los servicios de la compañía para captar clientes. También permiten explorar cómo funcionaría nuestro producto en el extranjero, qué adaptaciones serían necesarias y cuál es el marco legal bajo el que actuaríamos.
• Viajes ejecutivos. Crean nuevas relaciones empresariales y afianzan las existentes. Pueden cumplir una función de representatividad corporativa en las oficinas más alejadas, ya que los realizan altos cargos.
• Viajes de ferias y eventos. Amplían la red de contactos para explorar nuevas oportunidades de negocio. Fomentan la conexión con empresas del mismo sector con las que compartir aciertos replicables y errores evitables.
• Viajes de formación. Forman a los empleados para que desempeñen mejor su actividad profesional. En los últimos años también han surgido los viajes de team building que fomentan la buena relación entre compañeros.

Consejos para organizar un viaje de negocios

Una vez que tenemos claro el tipo de viaje que vamos a realizar, podemos centrarnos en definir las fechas y organizarlo. Para ello, es útil anotar en una lista los elementos que necesitamos:

• Transporte y alojamiento. Reservar billetes de tren o vuelos que sean lo más cómodos posibles. Por ejemplo, evitando escalas innecesariamente largas. Si se trata de un viaje con pernoctación conviene buscar hoteles en zonas seguras, bien comunicadas, con acceso a internet y cercanas al lugar de trabajo en el destino.
• Documentación. Además del DNI y/o pasaporte, debemos asegurarnos de tener los visados pertinentes, sobre todo si necesitamos uno especial por trabajo. Tampoco debemos olvidar las acreditaciones en caso de asistir a un evento o de tener que justificar nuestra estancia ante las autoridades.
• Presupuesto. Contemplar previamente los gastos en los que vamos a incurrir y dejar siempre un margen para imprevistos. Es conveniente llevar algo de efectivo y moneda local, en el caso de países con cambio de divisas.
• Seguro. Debemos ir cubiertos por un seguro contratado por la empresa que incluya percances logísticos y de salud. Es clave tener a mano el contacto de la aseguradora, así como nuestros detalles médicos relevantes (certificados de vacunación y alergias, traducidos si es necesario).
• Maleta. Además de los efectos personales, debemos incluir todo el material necesario para desempeñar nuestro trabajo: ordenador, teléfono móvil (con datos y llamadas desde el destino incluidas en la tarifa), información y documentación necesaria para trabajar, agenda con el itinerario del viaje, y ropa apropiada para el clima y la etiqueta del lugar.

Aplicaciones útiles para un viaje de negocios

Una vez que tenemos los elementos clave identificados, debemos centrarnos en el itinerario del viaje; es decir, en las actividades profesionales que vamos a realizar esos días. Para ello, podemos utilizar aplicaciones que nos ayuden a optimizar nuestro viaje.

• Documentación. Existen aplicaciones como Tripit que nos permiten guardar en un mismo lugar toda la documentación del viaje, incluyendo billetes de vuelo, reservas de hoteles y restaurantes, o alquileres de coches. Apps como Navan permiten, además, reservar y gestionar viajes, hoteles, etc. a través de su propio sistema.
• Contactos. Aplicaciones como CamCard nos ayudan a guardar la información de los contactos que vayamos haciendo. Esta app escanea y organiza los datos de las tarjetas de visita en varios idiomas, permitiéndonos añadir anotaciones en las fichas de contacto.
• Seguridad. En el caso de viajes de negocios a lugares más remotos (una planta fotovoltaica en pleno desierto, por ejemplo), SafetyIQ permite que nuestra compañía sepa en todo momento dónde estamos. Además, nos permite informar a través de la app sobre nuestros planes diarios (viajes cortos, duración, puntos de contacto, etc.).
• Traducción. Cuando viajamos a países en los que no conocemos el idioma, es conveniente llevar aplicaciones de traducción como Google Translate o Deepl. Esto aplica también al cambio de divisas, paran lo que la app de XE podría sernos útil.

Además, es conveniente utilizar un calendario en el que marquemos las reuniones y actividades que tengamos a lo largo del viaje, incluyendo horarios y direcciones. El calendario colaborativo de Google o de Apple, así como los calendarios asociados a nuestro correo corporativo pueden ayudarnos a no perdernos nada.

Desafíos culturales de un viaje de negocios

Por último, es importante tener en cuenta las diferencias culturales a las que nos vamos a enfrentar, especialmente en viajes internacionales. Es conveniente informarnos de detalles como los horarios locales de comida, la duración de las jornadas de trabajo, los festivos o las normas de cortesía. En este sentido, aprender algunas palabras en el idioma del lugar nos puede ser útil. Además, debemos recordar que la forma de hacer negocios (los tiempos de negociación, la asertividad del lenguaje, etc.) varía de unas culturas a otras. Tenemos que aprender a adaptarnos y a encontrar puntos medios.

Lo fundamental es recordar cuál es el objetivo de nuestro viaje y, a la par que lo cumplimos, hacer de nuestra estancia una experiencia agradable y productiva, no solo para nosotros sino también para nuestros interlocutores.