Si el futuro es tan incierto, ¿cómo gestiono mis proyectos?

La crisis del Covid-19 ha puesto en jaque muchos planes. Ahora, resulta casi una locura lanzar un proyecto que nos va a llevar varios meses y no hacerlo de manera ágil. Lo importante sería poder cambiar de idea por el camino, redirigir el proyecto, reducirlo o finalizarlo cuando queramos, teniendo siempre un producto útil y terminado.

Nadie puede prever qué sucederá en el mes de octubre, pero para Teresa Oliver, fundadora de Skok, “eso no puede impedir que lancemos iniciativas. Simplemente hay que abordarlas con enfoques ágiles”. Para ello, Oliver propone en el webinar “Si el futuro es tan incierto, ¿cómo gestiono mis proyectos?”, organizado por el ecosistema Más Empresa de Ibercaja, apoyarse en Scrum, el marco ágil más conocido: puede ayudar a reenfocar la manera de lanzar proyectos desde un punto de vista alternativo al tradicional.

“Scrum te hará fallar en 30 días o menos”. Esa es la filosofía que hay detrás de esta metodología. Oliver incide en la necesidad de "reconocer que hay incertidumbre en los proyectos, que nos vamos a equivocar, que vamos a cambiar de idea, que el equipo va a ir probando hasta acertar…”. Scrum lo que permite es tener tropezones controlados, para ir corrigiendo y aprendiendo de nuestros errores. Para la fundadora de Skok, “es como una melé en rugby. Todos empujamos la pelota en la misma dirección, y si se hunde, nos hundimos todos”.

Scrum es como una melé en rugby. Todos empujamos la pelota en la misma dirección, y si se hunde, nos hundimos todos

Con Scrum, al principio del proyecto se realiza un 'product backlog': listado de prioridades que aporten valor ordenadas de las más a las menos importantes. Este listado de funcionalidades gracias a esta metodología ágil "está vivo; puedes ir añadiendo lo que quieras durante todo el proceso", apunta Teresa Oliver.

Los proyectos se dividen en sprints de máximo un mes de duración, aunque suelen ser quincenales. “En cada sprint tendremos una versión cada vez más refinada de nuestro proyecto final”, cuenta Oliver. Los sprints comienzan con planificación y culminan con una revisión, por lo que el feedback es constante y eso permite ir validando hipótesis antes de llegar al final.

En las revisiones de los sprints Oliver propone "incorporar los mayores puntos de vista posibles. Con Scrum confrontamos el producto con las personas que van a extraer valor de él". De este modo, cuando un producto esté listo, las opiniones, mejoras o críticas ya estarán incorporadas. Algunas ventajas de Scrum expuestas en este webinar son las siguientes:

Permite pivotar a bajo coste
Obtienes un piloto pronto, aunque no esté refinado
Ves la viabilidad del proyecto de manera anticipada
No hay pérdida de tiempo en planificación
Paraliza el ansia de perfección
Permite establecer prioridades del proyecto
Hay implicación de los equipos

“Las ventajas de Scrum son obvias, pero esto va más allá de una metodología. Implica un gran cambio de mentalidad en todos los que participan”, explica Oliver. La esencia de Scrum es un equipo pequeño que trabaja junto, multidisciplinar y que tiene responsabilidad compartida. No hay un jefe definido, todos son responsables. Pero para que funcione, lo fundamental es que haya transparencia en la información: “Todos los implicados en el proyecto tienen que ver lo mismo. Muchas veces, lo que ve el jefe es distinto a lo que ven los trabajadores del equipo o el cliente”, apunta la fundadora de Skok.

Por ello, es importante que dentro de los sprints haya tiempo para conversar, hacer balance de lo aprendido, detectar los fallos… Se trata de una conversación abierta y honesta, y hay que salir de ella con acciones concretas para llevar a cabo. “Hay que tener confianza absoluta en todas las personas que nos rodean en el proyecto para que funcione. Y como cliente, tienes que estar convencido de que el equipo hace todo lo que puede”, concluye Oliver.