Qué es la agilidad en las empresas y por qué deben alcanzarla

Por muchos planes a corto y medio plazo que las empresas hagan para mantener y aumentar su relevancia, cualquier evento imprevisible, como la pandemia de coronavirus (COVID-19), los desbarata de principio a fin. Esta crisis sanitaria ha creado un escenario en el que trabajar en la incertidumbre se ha convertido en la nueva normalidad. Por ello, las compañías no solo deben prepararse para el futuro, también, deben estar listas para reaccionar de forma rápida a las situaciones más inesperadas. Y la receta para lograrlo reside en la metodología de la agilidad.

Esta filosofía corporativa, nacida en 2001 con la creación del Manifiesto Ágil, ayuda a las empresas a adaptarse a los ya famosos entornos VICA (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos), como el que surgió a raíz del coronavirus. Cuando una compañía implanta la metodología ágil está invirtiendo en flexibilidad, velocidad y eficacia, valora el cambio como oportunidad y el fracaso como parte del aprendizaje para impulsar la transformación de la compañía.

"Las organizaciones deben ser capaces de responder rápidamente a los cambios y riesgos, y estar dispuestas a continuar su viaje, a pesar de las turbulencias que puedan experimentar", señala el investigador del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) Edivandro Conforto, especializado en agilidad y modelos híbridos. Para lograrlo, el manifiesto expone los cuatro valores que las empresas deben tener presentes a la hora de implementar la metodología ágil:

•            Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas.

•            El software de trabajo por encima de la documentación exhaustiva.

•            La colaboración con el cliente por encima de la negociación de contratos.

•            Responder al cambio antes que seguir un plan.

La relevancia que ha adquirido este marco de trabajo fundamentado en estos principios y valores se ve reflejado en el 86% de las empresas que, según el informe Agilidad, liderar el potencial de las personas y equipos de la consultora Morgan Philips Talent Consulting, ya consideran la agilidad como un pilar fundamental para tener éxito.

Sin embargo, no todas saben cómo implementarla correctamente. "El cambio hacia una organización ágil es complejo porque es multidimensional, y esto hace que muchas organizaciones no sepan por dónde y cómo empezar", comenta la directora de negocio en la consultoría Mercer y especialista en agilidad Ivana Thornton.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para la adopción de la metodología ágil?

El primer paso reside en la planificación y definición de objetivos para que el equipo sepa lo que tiene que hacer en cada momento, señala el técnico superior y antiguo CIO del proveedor de soluciones tecnológicas Broadridge Financial Solutions Mark Schlesinger. En esta metodología es muy común trabajar por sprints, es decir, por ciclos de ejecución que permiten alcanzar el valor y los objetivos marcados en un período muy corto de tiempo.

El siguiente paso consiste en definir la figura de un líder, que será el encargado de establecer una estructura organizativa, seguirá el progreso de los sprints  y fomentará la colaboración. En tercer lugar, tocaría diseñar y ofrecer un programa de formación para que toda la compañía conozca los fundamentos de la agilidad. A continuación, deberían definirse los indicadores clave de rendimiento, que se alzan como herramientas primordiales para establecer unas métricas a las que aspirar fáciles de entender y realistas. Por último, en el quinto paso se establecería el proceso de revisiones para conocer el progreso que está viviendo la organización después de cada sprint para saber hacia qué objetivos dirigirse. Este aspecto también ayudará a disminuir la subjetividad y la política del proceso.

Beneficios contra el miedo a lo desconocido

La agilidad permite crear experiencias más significativas para los clientes y para la propia empresa y, aunque escalar hacia una agilidad completa es un camino largo y lleno de obstáculos, son muchos los beneficios que obtienen las empresas con su aplicación.

Aunque la filosofía ágil nació para aplicarse en el desarrollo software, hay multitud de compañías de diferentes sectores e industrias que ya la utilizan. El caso de Spotify es un claro ejemplo de éxito. La empresa desarrolló su propio modelo ágil basado en un sistema de prueba-error y en una organización del equipo sólida en la que las personas trabajan combinando la autonomía y la responsabilidad colectiva.

A diferencia de la metodología tradicional cuyos beneficios se basan en objetivos bien definidos, procesos controlables, documentación clara y mayor responsabilidad; los beneficios de aplicar la agilidad van más allá. La profesora de la Universidad Politécnica de Madrid Beatriz Valderrama, en su libro Transformación Digital y Organizaciones Ágiles, explica que los beneficios de la agilidad son numerosos:

• Mejora de calidad y resultados: ahorro de costes, aumento de la productividad, reducción del tiempo de salida al mercado (time to market).
• Mayor satisfacción y compromiso: aumenta el sentido de propiedad y responsabilidad por los logros del equipo.
• Equipos más capacitados para afrontar retos y resolver problemas.
• Mayor creatividad e innovación.

A pesar de que cada vez más empresas apuestan por la implantación de la agilidad por sus beneficios, todavía hay compañías que persisten en modelos anteriores. Las organizaciones más tradicionales tienen una estructura y formas de trabajar que siguen siendo muy rígidas en medio del cambio.

Por lo que la resistencia al cambio es el obstáculo más común en su implementación. "La agilidad es el resultado de reconocer la necesidad de cambio y luego, demostrar la voluntad para que ocurra", dice el antiguo presidente y CEO de Project Management Institute Mark A. Langley. Por lo tanto, para prosperar, las organizaciones deben crear una cultura que integre a todas las áreas de la compañía, una cultura de apoyo donde se valore la colaboración, diversidad, innovación y comunicación y juntos lograr alcanzar la implementación de la agilidad.

El camino hacia la transformación empresarial será posible si las compañías valoran la agilidad no solo como una metodología sino como una cultura de trabajo que se inicie desde el interior y se termine impregnando en toda la organización.