La gestión de proyectos o project management se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas. Esta consiste en “la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimiento y experiencia para alcanzar objetivos específicos” dentro de unos parámetros previamente acordados, según indica la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM, por sus siglas en inglés). Para ello, los gestores de proyectos deben seguir unas pautas que son fundamentales para que el trabajo se desarrolle con fluidez y efectividad.
A continuación, explicaremos algunos de los conceptos clave para entender el mundo de la gestión de proyectos. Después, conoceremos los pasos a seguir para culminar nuestros proyectos con éxito.
Conceptos clave en la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se desarrolla en torno a unos conceptos clave que nos acompañarán a lo largo de todo el proceso. El primero de ellos no es otro que proyecto, que podríamos definir como la planificación y la ejecución de una serie de acciones para conseguir un objetivo determinado. Lo característico de un proyecto es que cuenta con dos factores que serán determinantes a la hora de gestionarlo: el tiempo y el coste.
El segundo es el final deliverable o entregable. Se trata de un servicio, un producto o un cuerpo de trabajo que se entregará a la parte interesada cuando esté acabado. Es importante que el cliente confirme de manera formal la recepción del entregable y su conformidad con el resultado final.
El último se denomina acceptance criteria o criterios de aceptación. Estos son los requisitos o las condiciones básicas que deben cumplirse antes de enviar un entregable. Los criterios de aceptación deben acordarse antes de empezar con el proyecto, ya que guiarán el trabajo de todos los miembros del equipo. Estos conceptos serán clave durante la preparación, la ejecución y la finalización del mismo.
Pasos a seguir del inicio al fin de un proyecto
Según Harvard Business Review, la gestión de proyectos se puede dividir en cuatro fases: planificación, inicio, ejecución y liquidación. Vamos a ver cada una de ellas.
Planificación
La planificación consta de varios puntos:
- Identificar el problema: analizar y concretar el reto que tenemos que solucionar con el proyecto. Muchas veces, un proyecto aborda problemas subyacentes que no son tan fáciles de identificar.
- Detectar a las partes interesadas: es clave saber a quién afecta ese problema y con quién podemos contar para solucionarlo.
- Definir los objetivos: consiste en organizar las expectativas del cliente de forma coherente, estableciendo objetivos intermedios claros y concisos que determinarán los entregables. Aquí también debemos definir los criterios de aceptación del proyecto.
- Establecer límites: en concreto, de tiempo y dinero. Es fundamental analizar cuánto tiempo vamos a dedicarle a cada entregable del proyecto, así como medir el coste de ese tiempo. Cuanto más realistas seamos en este proceso, mejor. Para ello, es esencial dividir las actividades complejas en unidades manejables.
Inicio
Cuando tenemos la planificación cerrada, es momento de dar inicio al proyecto siguiendo estos pasos:
- Formar un equipo: analizar las habilidades que necesitamos para acometer un proyecto y elegir un equipo en el que tengamos perfiles que se adapten a esas necesidades.
- Planificar las tareas: asignar a cada miembro del equipo un conjunto de tareas concretas que se vayan materializando en los entregables.
- Programar los entregables: organizar de forma cronológica las tareas que debe ir cumpliendo cada persona y establecer fechas de entrega para las mismas.
- Comunicarse con el equipo: informar a todos los participantes de las tareas que corresponden a cada uno, el calendario de entregables y los criterios de aceptación establecidos con el cliente. Es clave que nos comuniquemos de forma clara para que todos los integrantes sepan qué tienen que hacer en cada momento.
- Hacer un presupuesto: dividir el proyecto en diferentes categorías (personal, suministros, seguros o herramientas, por ejemplo) y sumar lo que nos va a suponer económicamente cada una de ellas.
Ejecución
Durante la ejecución, debemos:
- Hacer un seguimiento: tanto del avance del proyecto, como del ajuste del presupuesto inicial. Es conveniente hacer revisiones periódicas para tener una radiografía del momento y compararla con lo que habíamos planeado.
- Informar al cliente: de la evolución del proyecto y gestionar sus expectativas, tanto si cumplimos con el calendario de entregables, como si no.
- Reunir al equipo: de forma periódica para que todos los miembros estén al tanto de los avances.
- Gestionar los problemas con eficacia: los retrasos de los entregables, el incumplimiento de los criterios de aceptación o el desvío del presupuesto pueden poner en riesgo el éxito del proyecto, por lo que debemos estar preparados para responder ante estas situaciones.
Liquidación
En esta última fase, podemos distinguir tres hitos:
- Evaluación: antes de dar por cerrado un proyecto, es importante comprobar que cumple con los criterios de aceptación establecidos al inicio. En este punto, hay que tener en cuenta si alguno de los criterios fue eliminado por el cliente a lo largo del proceso.
- Entrega y cierre: se da cuando el cliente recibe el entregable final y confirma su recepción y su satisfacción (o no) con el trabajo realizado.
- Análisis para el aprendizaje: independientemente del éxito del proyecto, es conveniente hacer un repaso con el equipo de los errores que se han cometido y extraer aprendizajes aplicables a futuros proyectos.
Siguiendo estos pasos, seremos capaces de planificar, ejecutar y cerrar proyectos de cualquier nivel de complejidad, consiguiendo llevar a cabo iniciativas de forma exitosa.
07 diciembre 2023
4 minutos
