La pandemia hizo que las videoconferencias se convirtiesen en una herramienta clave para conectar a las personas en pleno confinamiento. Las clases online, las reuniones de equipo virtuales y las quedadas por videollamada con amigos y familia dominaron el año 2020. De hecho, la plataforma Zoom pasó de hospedar 10 millones de reuniones virtuales al día en diciembre de 2019 a 300 millones en abril de 2020, según el estudio Zoom Exhaustion & Fatigue Scale.
Tres años después, las reuniones virtuales forman parte de la vida laboral de muchos trabajadores. Sin embargo, a pesar de que las videoconferencias han venido para quedarse, solemos cometer una serie de errores de manera habitual que pueden restarle valor a nuestra participación.
Videoconferencias: los errores más comunes
Las videoconferencias son una tarea más de muchos puestos, pero también pueden ser una oportunidad para hacer brillar nuestro trabajo y reforzar nuestra imagen, tanto dentro de la empresa como de cara a los clientes. Para ello, es conveniente evitar algunos de los errores más comunes. Según Forbes son:
- No encender la cámara. Además de invisibilizarnos frente al resto de los participantes, no mostrar nuestra cara puede transmitir desconfianza y la sensación de que no estamos interesados en lo que se debate.
- Un mal encuadre. Es clave prestar atención a cómo nos ubicamos frente a la cámara. Para ello, debemos encuadrarnos igual que lo haríamos en una foto: en el centro y a una distancia media que permita que se nos vea la cara al completo. Y, ya de paso, bocarriba.
- Descuidar el fondo. El cerebro humano es visual, por lo que es importante diseñar un fondo que refuerce nuestra imagen. Un catedrático hablando desde un despacho con libros sobre su especialidad transmitirá credibilidad, mientras que si lo hace desde una cocina su credibilidad será menor.
- Estar silenciados… o no. Ser conscientes de cuándo tenemos el micrófono encendido y cuándo no también demuestra nuestra profesionalidad a la hora de comunicarnos con compañeros o clientes. Un micrófono descuidado puede jugarnos una mala pasada y que se escuchen comentarios indeseados.
- Compartir pantallas ilegibles. Igual que en una presentación presencial, es importante revisar la cantidad de información que mostramos en pantalla. Debemos centrarnos en los puntos y palabras clave para evitar que los participantes pierdan el hilo de lo que estamos contando mientras leen lo que proyectamos.
- Tener pestañas abiertas. También debemos prestar atención a las ventanas y pestañas que tenemos abiertas y al fondo de escritorio de nuestro ordenador. Recordemos que existe el riesgo de que nuestros interlocutores los vean al compartir pantalla.
- Interrupciones desafortunadas. Ya sea por audio o por vídeo, la pandemia demostró lo importante que es tener controlado el entorno en el que hacemos nuestras intervenciones virtuales. Una puerta cerrada o un micrófono apagado pueden librarnos de situaciones tan incómodas como esta interrupción en una entrevista para la BBC.
Otro de los problemas con los que nos podemos topar es con el uso inadecuado de filtros. Aunque pueden ser útiles para tapar un fondo cuando no hemos tenido tiempo de prepararlo, también pueden causar una impresión más bien poco profesional.
¿Cómo hacer las videoconferencias más amenas?
El 67% de los trabajadores se distrae durante las reuniones virtuales y el 55% revisa su email durante las mismas, destaca una encuesta de Zippia. Esto hace que sea necesario diseñar videoconferencias que sean más atractivas y que capten la atención de los empleados. Algunas estrategias para conseguirlo son:
- Gestionar expectativas. Tener una agenda de temas y puntos del día, así como una estimación de lo que tardaremos en abordar cada uno de ellos, es clave. Esto favorece que los participantes sepan cuánto tiempo y esfuerzo tendrán que dedicarle a la reunión.
- Fomentar la participación, tanto durante la reunión como antes de ella. Incluir los temas que los participantes consideran importantes es fundamental para que se interesen por el contenido.
- Romper el hielo. Presentar a los asistentes y mencionar detalles interesantes de cada uno de ellos hace que se sientan más implicados a la hora de escuchar lo que los demás tienen que decir.
- Apoyarse en elementos infográficos y audiovisuales. Incluir los datos más importantes que vamos a mencionar y acompañarlos de vídeos e imágenes ayuda a que los participantes mantengan la atención.
- Ajustarse a los tiempos. Es fundamental que no sobrepasemos el tiempo que nos hemos marcado. Generalmente, las reuniones con mensajes cortos, claros y concisos son más efectivas que las largas y complejas.
- Recoger y aplicar feedback. Pedirle opinión a nuestra audiencia nos ayudará a mejorar de cara a las videoconferencias en las que participemos en el futuro.
Es un hecho que las reuniones virtuales han venido para quedarse y que está en nuestras manos aprovecharlas para sacarles su máximo potencial. Aplicar estos consejos para hacerlas más atractivas y sortear los errores más comunes pueden convertirnos en auténticos profesionales de las videoconferencias (además de evitar que nos hagamos virales en YouTube).
16 enero 2024
