Cómo usar Notion para incrementar la productividad

Notion es actualmente una de las principales herramientas de trabajo colaborativo. En su diseño minimalista se integra el poder de aglutinar toda la información ordenada de la empresa (repositorio), los procesos de trabajo de todos los miembros del equipo (CRM, gestión de tareas, etc.), así como los procesos de diseño de nuevos productos. No hace falta saber programación para utilizarla y se puede configurar con facilidad a la medida de lo que se vaya necesitando, en función del crecimiento de la empresa y de los proyectos.

Miguel Moya, co-fundador de Cerolimit, explica en el webinar “Cómo usar Notion para incrementar la productividad en los equipos de trabajo”, organizado por el ecosistema Más Empresa de Ibercaja, todo lo necesario para empezar a manejar desde cero la herramienta e integrarla en el flujo diario de trabajo.

Está diseñada, tal y como cuenta Moya, “para aumentar la productividad de equipos de trabajo remoto. Es el lugar ideal para la comunicación asíncrona”. Notion permite tener documentos colaborativos organizados, versiones y modificaciones de trabajo sin que las pisen otros miembros del equipo… El co-fundador de Cerolimit considera que “cuando un equipo utiliza herramientas diferentes, la información se oculta o se pierde. El trabajo remoto exige transparencia, para que las personas no dupliquen trabajo o vayan en dirección equivocada, y eso lo favorece Notion”.

Utilizar Notion es para Moya “un salto de altura. Imagina reducir un 90% los emails internos de la empresa; las llamadas para preguntar dónde está la última versión de aquel dossier”. La herramienta es multidispositivo, y es óptima tanto para la organización de equipos como para el uso individual. Aúna las funcionalidades de las herramientas de gestión de tareas (Trello), las de gestión documental (Google docs), notas (Evernote) y un largo etcétera gracias a su sistema de tablas relacionales.

Moya define Notion como “una herramienta de descarga, donde dejar volcado todo lo que nuestro cerebro piensa para liberar espacio”. Para las empresas, es beneficiosa porque permite obtener mejoras en cuatro áreas principales: producción, gestión, ventas y comunicación.

El co-fundador de Cerolimit propone tomarse la incursión en Notion “con calma”. Para ello, Moya considera que se puede comenzar con algo tan sencillo como programar una lista de cosas que tenemos que hacer. Poco a poco se conseguirá dar forma a la herramienta hasta tener un entorno virtual “en el que volcar todo lo que no queremos tener en la cabeza y liberar la mente para actividades más creativas”.