5 ventajas de la implantación del sistema VeriFactu

Con este sistema, recogido en la Ley Antifraude (Ley 11/2021), se busca intensificar la lucha contra el fraude fiscal, garantizando la autenticidad y trazabilidad de los pagos y facilitando la recepción de la información de manera inmediata por parte de Hacienda. Una norma que va ligada a la implantación de la factura electrónica que, por ahora, todavía no es obligatoria para las transacciones entre empresas. Se trata, por tanto, de dos obligaciones diferentes, aunque complementarias, que tienen dos velocidades de aplicación. Sin embargo, como explica José Manuel Fuentes, consejero delegado de la consultora tecnológica Cosmomedia para El País, “el error más grave, que una pyme o un autónomo puede cometer es minimizar las consecuencias de la Ley Antifraude sólo porque la factura electrónica de la Ley Crea y Crece aún no tenga fecha” y recuerda que la norma incluye sanciones por incumplimiento que pueden llegar hasta los 50.000 euros.

Modalidades de cumplimiento

Según los datos del estudio ‘Observatorio TeamSystem; Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías’ de Ipsos, el 38% de los autónomos y pymes no tienen un plan para poner en marcha VeriFactu y el 31% están preocupados por los costes. Estos datos evidencian la brecha tecnológica entre las empresas, con la consiguiente dificultad para cumplir con la normativa.

Para que las pymes y autónomos que no dispongan de un sistema informático de facturación puedan cumplir con la nueva legislación, la Agencia Tributaria pone a su disposición en la Sede Electrónica de la AEAT un formulario en el que pueden elaborar sus facturas generando también registros adaptados a la norma.

“En Ibercaja acompañamos a las empresas en este proceso de adaptación a VeriFactu, ayudándoles a identificar las soluciones tecnológicas más adecuadas y a integrar la digitalización en su operativa diaria con seguridad y eficiencia.” Afirma Teresa Fernández, directora de Banca de Empresas de Ibercaja Banco.

Los retos de VeriFactu

La implantación de VeriFactu conlleva unos retos que los que autónomos y pymes deben ser conscientes para llevar a cabo el proceso de forma planificada y coordinada, como señala Sage, la compañía de software de gestión. 

• Analizar el software que se necesita es fundamental para poder integrar VeriFactu y cumplir con la normativa. 
• Sobre todo, para micropymes, autónomos o empresas con presupuestos limitados, la digitalización puede ser un freno, por eso se recomienda evaluar las diferentes soluciones tecnológicas y adoptar la más adecuada para cada caso, así como estudiar las fórmulas de financiación existentes que pueden ir desde el Kit Digital a opciones en la nube. 
• El nuevo sistema implica una nueva forma de trabajar. Dedicar tiempo a la formación ayudará a vencer la resistencia al cambio que puede haber al principio.
• La puesta en marcha del nuevo sistema puede ralentizar las operaciones al principio por lo que se recomienda un plan de implementación gradual para que no haya interrupciones importantes en el día a día.

Oportunidad para avanzar en la digitalización

Las empresas deben dar un paso más en la digitalización de la gestión y de la operativa mercantil y ver la adaptación al nuevo sistema como una oportunidad de modernización. 

Entre las ventajas que presenta VeriFactu, Sage destaca las siguientes:

1. Antifraude. El mayor control fiscal evita el fraude y, por consiguiente, las prácticas desleales de manera que las empresas pueden trabajar en un escenario de competencia leal.
2. Mejora de la competitividad. La digitalización conlleva a la larga una reducción de costes al simplificar y automatizar los procesos y una mejora de la eficiencia gracias al acceso a documentos de forma rápida y sencilla. 
3. Ciberseguridad. El sistema protege los datos y garantiza la autenticidad de las facturas, además de tener un acceso permanente a los registros en Hacienda. También se refuerza la transparencia al poder comprobar la validez de las facturas usando el código QR que genera el sistema de verificación.
4. Cumplimiento normativo. El software garantiza que todas las facturas cumplen automáticamente con los requisitos legales y evita la manipulación de los datos, lo que reduce significativamente los errores y evita sanciones.
5. Mejora la comunicación. La automatización del envío de datos a la Agencia Tributaria simplifica la comunicación con la empresa. También se optimizan las relaciones B2B al compartir formatos de información.

La adaptación al sistema VeriFactu supone una transformación en la forma de operar de las empresas. Es también una oportunidad que, si se aborda desde un punto de vista estratégico, con la tecnología adecuada y la formación de equipos, no solo asegurará el cumplimiento legal, sino que mejorará la eficiencia, la transparencia y la competitividad de las compañías.